Office Manager / Secretaresse (32u)

---

Proactieve en zelfstandige parttime Office Manager / Secretaresse gezocht voor een vereniging in de zorg! In Utrecht-Oost (Rijnsweerd). Ben jij voor 32 uur per week...
Bedrijfsomschrijving

Deze vaste baan voor een Office Manager / Secretaresse is bij een landelijke vereniging in de zorg in Utrecht (Rijnsweerd, Utrecht-Oost). Deze kleine vereniging (5 medewerkers) ondersteunt zorgnetwerken bij de uitvoering van hun taken, coördineert landelijke projecten, is centraal aanspreekpunt en behartigt hun gezamenlijke belangen.


Functieomschrijving

Voor onze opdrachtgever, een organisatie in de zorgbranche, zoeken wij een parttime Office Manager / Secretaresse voor 32 uur per week die proactief is en secretariële ondersteuning biedt aan het management én het gehele kantoor in de meest brede zin van het woord. Je bent het eerste aanspreekpunt van interne en externe partijen en je rol ziet er in hoofdlijnen als volgt uit:

• Het registreren en behandelen van correspondentie en e-mailverkeer;

• Het 'runnen' van het kantoor, vanuit de rol van Office Manager;

• Organiseren van congressen en bijeenkomsten;

• Beheren en bewaken van meerdere agendas en het maken van afspraken (secretaresse);

• De rol van gastvrouw; bezoekers ontvangen, telefoon e.d.;

• Het actueel houden van de website;

• Beheer van contracten en archief;

• Het voorbereiden, notuleren en (toezien op) uitvoeren van actiepunten van diverse vergaderingen;

• Ondersteuning bieden bij de opstelling en totstandkoming van (jaar-)verslagen en rapportages;

• Het klaarzetten en uitvoeren van betalingen (financiële administratie);

• Verzorgen van overige voorkomende administratieve werkzaamheden.

Deze vacature voor Office Manager / Secretaresse betreft een zelfstandige en afwisselende parttime functie voor 32 uur per week, waarbij de woensdag of vrijdag als vrije dag kan worden aangehouden. De functie is vanaf 1 april maar per direct kunnen starten is gewenst.


Functie-eisen

De Office Manager / Secretaresse die we zoeken ziet werk liggen en neemt initiatief. Verder herken je je in het volgende profiel:

• MBO+ / HBO werk- en denkniveau en minimaal een afgeronde MBO (secretariële) opleiding;

• Ruime ervaring in een vergelijkbare rol als office manager / secretaresse;

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift (een Nederlandse taaltest zal onderdeel zijn van de procedure);

• Uitstekende notulist (foutloos en bekwaam in het scheiden van hoofd- en bijzaken);

• Representatief, een uitstekende communicator, zelfstandig;

• Tact, inlevingsvermogen, hoge gunfactor, overtuigingskracht en klantgericht;

• Stressbestendig, proactief, zelfstandig, initiatiefrijk en flexibel;

• De ideale office manager / secretaresse vindt het heerlijk om in een klein team te werken (ook vaak solitair) en zijn of haar eigen toko te runnen.

Heb jij gevoel bij de branche (zorg) en affiniteit met gezondheidszorg? Reageer dan snel!


Arbeidsvoorwaarden

Wij bieden deze Office Manager / Secretaresse een uitdagende baan op niveau en de kans om veel zaken naar zich toe te trekken. De vacature is in Utrecht (oost) voor 32 uur en biedt veel zelfstandigheid. De arbeidsvoorwaarden zijn prima en passend bij de functie. De Secretaresse / Office Manager zal direct in dienst gaan bij de opdrachtgever (jaarcontract) met uitzicht op een aanstelling voor onbepaalde tijd.